Un événement peut réunir plusieurs dizaines d’exposants, et chacun avance à son propre rythme pour effectuer les démarches et transmettre les informations demandées. Les situations sont différentes et évoluent au fil de l’organisation.
Le véritable enjeu est de savoir rapidement où en est chaque exposant, mais aussi où porter son attention en priorité.
Suivre chaque exposant, sans perdre de vue l’ensemble
Pour suivre l’avancement d’un événement, certaines informations sont essentielles :
- ce qui est fait
- ce qui est en attente
- ce qui nécessite une action
Ces questions doivent être posées pour chaque exposant. Lorsque le nombre d’exposants augmente, le suivi ne consiste plus seulement à connaître chaque situation. Il faut aussi pouvoir identifier, rapidement, les dossiers qui nécessitent une intervention.
Passer du suivi à l’action
- Un exposant n’a pas envoyé un document ?
- Un paiement est toujours en attente ?
- Une information doit être corrigée ?
Ces situations ne demandent pas toutes la même attention. Pouvoir les identifier rapidement permet de savoir quoi traiter, avec qui et à quel moment, sans avoir à reprendre chaque dossier un par un.
C’est cette visibilité qui permet de garder une vue d’ensemble tout au long de l’organisation d’un événement.
Une vue d’ensemble pour mieux piloter
Le suivi des exposants ne consiste donc pas uniquement à accumuler des informations. Il s’agit de pouvoir les utiliser pour comprendre où en est l’événement et quelles actions doivent être menées.
C’est dans cette logique de centralisation que Reevent réunit les informations et l’avancement des exposants dans un même espace. Grâce à un tableau de bord mis à jour en temps réel, il devient possible de visualiser les situations en cours, d’identifier les prochaines actions et de savoir où concentrer son attention.