La préparation d’un événement implique de nombreux échanges. Une demande peut être précisée, modifiée ou complétée au fil du projet, parfois par plusieurs interlocuteurs. Le risque apparaît lorsque ces évolutions ne sont pas connues de tous ceux qui doivent en tenir compte.
À partir de là, deux personnes peuvent prendre une décision différente parce qu’elles ne disposent pas de la même information.
Le vrai problème : savoir quelle information utiliser
Dans ce contexte, retrouver une information ne suffit pas. Il faut pouvoir savoir si elle est toujours valable. Une ancienne demande peut continuer à servir de référence. Une modification peut avoir été communiquée sans être intégrée au suivi. Une information peut également être connue par une personne sans être accessible à celles qui en auront besoin ensuite.
Ce sont ces décalages qui compliquent la préparation d’un événement. Ils peuvent conduire à refaire une vérification, demander une confirmation, corriger une action ou simplement perdre du temps à comprendre ce qui a réellement été décidé.
Créer une référence commune
L’objectif n’est évidemment pas de supprimer les échanges entre les différents interlocuteurs. Ils font partie intégrante de la préparation d’un événement. L’enjeu est plutôt de ne pas faire reposer la fiabilité de l’information uniquement sur ces échanges.
Une information utile doit pouvoir être retrouvée, comprise et utilisée par les personnes concernées, même lorsqu’elles n’ont pas participé à l’échange initial. C’est là que la centralisation prend tout son sens : non pas simplement réunir des informations au même endroit, mais permettre à chacun de s’appuyer sur une même base à jour.
Avec Reevent, promoteurs, exposants et autres interlocuteurs concernés peuvent accéder aux informations liées à l’événement au même endroit. Chacun retrouve ainsi les informations dont il a besoin, sans dépendre uniquement de ce qui lui a été transmis.